Quali le differenze operative tra carta di credito e carta prepagata

La carta di credito istituzionale deve essere nominativa e intestata al Dirigente, con possibile delega scritta. Non è utilizzabile per prelievi ma è strettamente vincolata a pagamenti di beni e servizi. Anche i docenti coinvolti in progetti che prevedono acquisti per viaggi in Italia e all’estero, rappresentazioni teatrali, cinematografiche, testi e documenti difficilmente reperibili ecc. possono essere delegati al loro utilizzo. I docenti autorizzati possono essere scelti anche al di fuori della rosa degli stretti collaboratori del Dirigente scolastico, e comunque, con la carta di credito, si possono effettuare acquisti di materiale di consumo didattico e anche inventariabile, quando si possa circostanziare che non è possibile ricorrere alle altre procedure di acquisto.

L’individuazione del personale da delegare e l’autorizzazione da parte del Dirigente scolastico al DSGA e ai docenti per l’utilizzo della carta di credito deve risultare da un provvedimento scritto, in cui il Dirigente specificherà tutti gli ambiti e i limiti di tale utilizzo. Sia il DSGA che i docenti autorizzati all’utilizzo di carta di credito, al termine del periodo di utilizzo, consegnano al Dirigente scolastico la documentazione relativa agli acquisti fatti, con allegate fatture intestate all’Istituzione scolastica e ricevute fiscali. Il DSGA è tenuto al riscontro contabile dei pagamenti effettuati con carte di credito e della documentazione presentata dai possessori e utilizzatori entro cinque giorni dal ricevimento dell’estratto conto inviato dall’Istituto Cassiere e ne annota i suddetti pagamenti nelle scritture contabili obbligatorie previste dal D.I. 129/2018.

In ogni caso è fatto espresso divieto di utilizzare la carta di credito per il prelievo di contanti: quindi le carte rilasciate dall’Istituto Cassiere o da altri Istituti non potranno mai essere abilitate a questo uso.

La carta prepagata

L’utilizzo delle carte prepagate era già consentito alle scuole, come sancito dalla nota MIUR prot. n. 9834 del 20/12/2013. A differenza della carta di credito, che è personale, la carta prepagata è intestata alla scuola e consegnata al Dirigente scolastico con rilascio di un PIN che lui, se lo riterrà opportuno, potrà rendere noto al DSGA o ai docenti impegnati in attività che potrebbero beneficiare dell’utilizzo della carta.

La carta viene caricata dall’istituto cassiere con fondi prelevati dalle varie attività e progetti del Programma annuale, così come indicato dall’Istituzione Scolastica.

Anche per la carta prepagata è necessario stipulare una convenzione con l’Istituto Cassiere o altri istituti che specifichi le operazioni consentite da effettuare.

Il riscontro viene fatto dal DSGA sull’estratto conto inviato dall’Istituto Cassiere nei tempi stabiliti anche per la carta di credito.

NOTA: Sia per le carte di credito che per le carte prepagate la scuola può redigere un regolamento interno che stabilisca le caratteristiche e i limiti dell’utilizzo scelti dalla scuola stessa. Per il servizio di cassa si fa riferimento al bando MIUR dove si assegna il punteggio all’uso di carte prepagate o di credito, segno del loro valore operativo.

Quali i vantaggi nella gestione scolastica

• Rapidità procedurale e semplificazione degli acquisti. Significa: eliminazione di passaggi come la richiesta CIG, la richiesta DURC, i controlli ex artt. 80 e 83 del D.Lgs. 50/2016, la fatturazione elettronica o split payment. Con tali tipi di pagamento, infatti, anche in base alla C.M. n. 74 del 5/01/2019, tali procedure vengono meno.
• Risparmio economico. Significa: possibilità di acquisto su piattaforme MePA o Consip.
• Flessibilità operativa: utile per emergenze o acquisti all’estero.
• Trasparenza e tracciabilità: Significa: rendicontazione tempestiva e rigorosa.

Rischi e responsabilità amministrative

• Il Dirigente risponde personalmente per usi impropri, con possibile danno erariale.
• I revisori devono verificare la legittimità delle deleghe, la correttezza contabile, e la campionatura dei mandati.
• Nel regolamento interno occorre definire sanzioni, limiti massimali e scenari procedurali in caso di abuso.

Come strutturare un regolamento interno efficace

• È necessario definire ambiti di utilizzo, massimali e figure delegate.
• Quindi specificare quali sono le modalità di rendicontazione, le tempistiche e i ruoli dei soggetti coinvolti.
• Bisogna stabilire le procedure per smarrimenti, furti o frodi.
• Inserire clausole fiscali (es. assoggettamento a split payment o semplificato).
• Prevedere monitoraggio periodico, audit e reporting.

Modello operative, in sintesi: step by step

1. Decisione collegiale: proposta e approvazione nel Programma Annuale.
2. Convenzione: selezione dell’istituto cassiere con inserimento nel bando di gara.
3. Emissione carte: richiede delega scritta per DSGA/docenti.
4. Rendicontazione: DSGA gestisce documentazione entro 5 giorni.
5. Controllo interno: audit da parte dei revisori, rendicontazioni trimestrali.
6. Formazione: utenti delle carte devono conoscere le norme e le procedure interne.

È auspicabile l’utilizzo sempre più esteso della carta di credito da parte delle scuole che, con questo strumento, hanno la possibilità di velocizzare, in sicurezza, un grande spettro di acquisti necessari, spesso anche in situazioni di urgenza. Non ultima anche la possibilità di risparmio per la scuola con gli acquisti on-line.

 Articolo a cura di C. Febbe e A. Orsingher, continua su Amministrare la scuola n. 10